GESTÃO ÁRIDA

Gestão condominial nos tempos de hoje precisa ser ágil, eficiente e transparente. Essas características qualificam os diversos serviços prestados por uma gestão condominial aos seus condôminos e produzem resultados muito positivos. Agora imagine então uma gestão condominial árida? Essa característica da aridez administrativa subtrai inúmeras potencialidades e diminui bastante o sucesso da gestão do síndico. Uma gestão árida significa na prática a falta de produção administrativa, esterilidade na criatividade das inovações e pior ainda,  a completa inércia nas atitudes reativas das demandas condominiais. Este tipo de administração evidencia o despreparo técnico do síndico e, em breve lapso temporal as críticas e objeções dos condôminos se tornam sufocantes e pressionam muito a gestão. Fuja de uma gestão árida!

SAIBA SE EXPRESSAR

Ainda que ouvir dentro de um condomínio seja muito importante, o relacionamento interpessoal exige a fala correta, portanto à participação de ambos sentidos. Isso faz com que a missão de falar de modo adequado do síndico seja essencial para obter bons resultados na gestão condominial. É indispensável saber como e quando falar. Transmitir as suas ideias de maneira clara, no tom de voz certo, da forma adequada e com os devidos fundamentos . Evite elementos negativos, como arrogância ou agressividade, pois eles prejudicam a comunicação e potencializam a oposição. Use os recursos adequados para transmitir a mensagem desejada como a clareza de ideias, sobriedade e concentração no tema para, então, estabelecer uma conexão muito mais satisfatória, pró ativa e transparente.

ACOMODAÇÃO ENGESSADA

Uma prática importante para se tornar apto a enfrentar os desafios do mercado condominial é não ser acomodado - ou seja, ser alguém que não estagna ou fica engessado no cargo em que ocupa. Gestores condominiais pró ativos e com visão diferenciada de mercado, estão sempre dispostos a inovar e propor novas soluções para solucionar vulnerabilidades no seu condomínio, conquistar condôminos, contornar imprevistos e aumentar a adesão positiva a sua gestão. É ter a capacidade de transformar problemas em oportunidades para usar a criatividade e expandir os horizontes, seja buscando novos parceiros profissionais, ideias, ações, ferramentas e tecnologias. Portanto, se você é um sindico acostumado com a sua zona de conforto, é hora de rever essa condição e buscar meios de sair dessa acomodação engessada e liberar toda sua capacidade de gestão­­.­

CANAIS ABERTOS

Seja sempre atencioso com quem te procura, pois ninguém demanda um síndico por nada. Ao receber o condômino e atendê-lo com atenção, certamente você vai ganhar créditos de diversas formas em sua gestão. Esses créditos podem ser decisivos no futuro. Alguns gestores evitam o contato pessoal com os condôminos a título defesa de sua saúde emocional, isso é um grande erro. Ouvir é muito importante, bem como resolver um problema administrativo, dar encaminhamento a algum pedido ou tirar dúvidas sobre questões regimentais,  são atitudes simples que poupam criticas e evitam fofocas. Apreço e consideração com os condôminos elevam sua avaliação e ao mesmo tempo,  garantem o livre acesso de informação e orientação ao condômino. Deixar os canais de comunicação  abertos, inclusive as tratativas pessoais, facilita sua gestão, além de trazer as demandas de forma direta sem interferências ou interpretações distorcidas dos fatos.

O ESPETÁCULO CONDOMINIAL

Nem todas as pessoas pensam iguais principalmente quando se trata de relações de convivência em condomínio. Como conversar com um condômino alterado, e que apenas visa seu interesse individual e ao mesmo tempo evitar uma provável discussão? Quase nada que este condômino diga a você sindico provavelmente podera convencê -lo de suas razões, pois normalmente são pedidos de exceções não permitidas. A questão não é o assunto em si, mas como você deve lidar com ele. Essa é a chave! A forma tranquila e equilibrada de como reagir com agressões verbais ou emocionais, faz com que seu potencial agressor se surpreenda com sua reação. Praticar a inteligência emocional para quebrar toda a agressividade desses condôminos, é fundamental para desmontar o espetáculo teatral condominial produzido pelo opositor.

A TERCEIRA PLACA CONDOMINIAL

Um veículo automotor por obrigação legal deve ter duas placas, para que sua identificação seja possível pelas autoridades de trânsito em qualquer forma ou posição de deslocamento. Mas se você precisar colocar no seu veiculo eventualmente por algum momento um engate de transporte, haverá a necessidade de uma terceira placa, porque a segunda placa ficará escondida por um outro equipamento instalado temporariamente. Sabe porque a lei obriga a visualização de outra placa? Simplesmente para que nada fique vulnerável ou duvidoso quanto a exata informação. Da mesma forma na sua gestão de condomínio não permita que situações administrativas, sejam elas temporárias ou imprevistas, ocultem a essência de seu trabalho ou afete a clareza de sua gestão. Instale imediatamente a "terceira placa condominial" bem visível para todos condôminos, e assim não permita que a oposição manche sua gestão com inverdades e fofocas infundadas pela sua própria falta de atenção.  Deixe tudo claro sempre, instale a "terceira placa condominial"!

TALENTO COM DEDICAÇÃO

É muito comum ouvir que um sindico com excelentes resultados depende apenas de carisma ou de uma personalidade comunicativa. Esta é uma idéia completamente equivocada. É claro que esses dois fatores podem contribuir muito para qualquer profissional, mas não são suficientes para fazer um bom gestor condominial. É  preciso observar com mais detalhes outros fatores intrínsecos que envolvem os resultados como:  as estratégias administrativas utilizadas, o planejamento de ações e a preparação técnica do profissional.  É  de suma importância  avaliar também o nível de aprofundamento dos conhecimentos na rotina condominial, o uso das técnicas corretas nas soluções das demandas, a organização de  gestão e principalmente o tempo de envolvimento aplicado. Talento é importante, mas o essencial é combinar todos esses fatores com uma grande dedicação nas atividades cotidianas e aliar a um faro de sensibilidade e  observação estratégica.

PRESERVE A SUA PAZ

Já dizia o famoso ditado "sem ovos não se faz omelete" ou imagine ainda um grande chef sem ingredientes para preparar uma refeição, não funciona!  É assim que fica a sua contabilidade se não tiver acesso aos documentos de receitas e despesas mensais e demais informações das quais ela precisa para manter organizada e disponível aos interessados a prestação de contas de seu condomínio. O ideal é manter a entrega dos documentos em dia para não haver questionamento dos condôminos e preservar de forma harmoniosa a transparência de sua gestão. A falta de prestação de contas mensal traz inúmeros aborrecimentos ao síndico além de provocar ilações, calúnias infundadas e fofocas desnecessárias relacionadas a gestão do condomínio. Contas em dia, paz preservada!

CONSISTÊNCIA DE GESTÃO

Não adianta passar por todos os processos de gestão nos condomínios se, na hora de colocar em prática, as ações acontecerem esporadicamente e de forma improvisada. Ter consistência na preparação do trabalho da gestão, nas ações técnicas e nos procedimentos administrativos são os principais fatores que levarão ao alcance das metas pré definidas. É importante o síndico entender que a consistência de gestão melhora o desempenho de trabalho além de potencializar os resultados. Estabelecer as metas no início do mandato é muito importante, mas ter a exata consistência nos processos é que levam a obtenção do resultado almejado. As palavras-chave para a efetiva consistência nos processos são o controle e a gerência do síndico na condução estratégica visando objetivamente a conquista da homogeneidade nos processos, com coerência, firmeza e densidade de seus elementos básicos.

NÃO DÊ BOM DIA A CAVALO!

Não se alongue demais nas conversas com condôminos, fornecedores e colaboradores, como já dizia o velho ditado: "quem fala demais dá bom dia a cavalo." Seja direto, objetivo e prático e evite ser prolixo. Quanto mais objetivo for, melhor será para você síndico e para quem está te ouvindo. A objetividade na gestão de condomínio conduz o sindico ao entendimento melhor dos fatos apresentados e encaminha as resoluções de forma mais direta. Pessoas diretas não passam a imagem de agressividade nem de grosseria, mas autencidade e honestidade. Alcançar seu propósito através de ações mais objetivas facilita as tratativas interpessoais, bem como agiliza os processos de solução das demandas. Essa habilidade de dizer a coisa certa no momento certo se adquire com a  prática e com muita força de vontade em mudar seus paradigmas.

RELÓGIO OU BÚSSOLA?

A maneira como conduzimos nosso trabalho define nossos resultados de forma direta e objetiva. Se protelamos situações de simples solução, criamos brechas  e adiamos problemas futuros, se demoramos a decidir questões práticas, os resultados positivos  demoram a se efetivar. Como você guia sua gestão condominial? Por um relógio ou por uma bússola? Se você síndico respondeu por um relógio é preciso repensar alguns conceitos. Síndicos comuns são guiados pelo relógio e sabem exatamente a hora de iniciar, a hora de parar, ou seja, limitam seu tempo e sua dedicação. Os síndicos de sucesso são guiados por bússolas e não se preocupam quando tempo a tarefa e o objetivo vai levar para ser concluído, o que importa é a certeza de que está se dirigindo com disciplina para o caminho certo. A intensidade, a concentração, o prazer e o foco no objetivo levam você síndico a atingir suas metas no tempo adequado e na segurança do pleno êxito. Síndicos comuns fazem apenas a sua parte, síndicos de sucesso, conhecem o caminho e programam seu triunfo.

CRIE SUA PASTA DE "ESPERA"

A inteligência administrativa faz muita diferença na gestão condominial principalmente quando sabemos exatamente o que fazer, e quando fazer. A pasta de "espera" prioriza seu trabalho e torna suas ações eficazes e pontuais. Na prática a pasta de "espera" funciona como um cronômetro regressivo de ações,  ou seja, nela você síndico vai guardar documentos importantes que ainda não são prioridade e que serão resolvidos ou realizados no momento certo. Esta simples ação de criação da pasta "espera" deixa a tarefa futura no seu radar de soluções, devendo ser revisada frequentemente, pois quando se tornar prioridade já estará no plano de trabalho com a solução planejada. Organizar as tarefas na pasta de "espera"  facilita os processos de gestão, antecipa as estratégias de solução e encaminha a conclusão definitiva.

SIMPLES COM AGILIDADE

É fundamental que a gestão condominial seja baseada na simplicidade responsável, visando ao melhor entendimento dos processos inerentes ao condomínio e das tomadas de decisão. A simplicidade economiza tempo e traz mais benefícios para a saúde financeira do seu condomínio. De nada adianta ter procedimentos excessivamente burocráticos para aprovar uma compra, trocar um fornecedor ou prestador de serviços. Você síndico foi eleito para decidir aquilo que está dentro de sua alçada orçamentária, não permita que outros decidam por você, porque a responsabilidade é sempre sua como gestor. Ser simples não significa desrespeitar regras e normas estabelecidas, mas sim ser ágil nas avaliações e pró-ativo nas resoluções que exijam ou que possam causar transtornos e embaraços na sua gestão. Simplifique e agilize suas ações!

CAPACIDADE DE IMPROVISAÇÃO

Com a evolução constante e rápida das exigências em soluções de problemas nas relações de convivência nos condomínios por parte dos condôminos, a capacidade de improvisação tornou-se uma habilidade muito apreciada por condôminos afim de agilizar seus pedidos e reclamações. Como ninguém tem bola de cristal, muitas vezes não é possível antecipar-se aos fatos, por isso, identificar possíveis situações de crise e agir rápido diante delas é uma aptidão muito diferenciada para um gestor em condomínio. A capacidade de improvisação diz respeito a agir diante de imprevistos, situações de dúvidas ou quem sabe na mediação de conflitos emergenciais. Utilizando recursos legais e possíveis, além de estratégias de inteligência emocional e administração dos conflitos, a improvisação rápida possibilita ao síndico evitar muitos desgastes e conduz uma solução que atenda os anseios das partes. Improvise com sabedoria e legalidade.

FOCO NO CONDÔMINO

Um síndico orgânico ou profissional preocupado com seu condomínio deve investir boa parte de seu tempo nas necessidades dos condôminos e buscar meios legais e factíveis de satisfazê-los. Para isso, é necessário desenvolver sua comunicação interna com uma linguagem prática e pontual, além da habilidade de saber lidar com diferentes tipos de pessoas. Lidar com pessoas é uma das tarefas mais difíceis na gestão condominial, pois exige muita empatia, perspicácia e paciência. Conhecer seus limites e saber se retirar no momento certo é uma estratégia muito útil a ser praticada para qualquer gestor condominial. Manter o foco no condômino é entender realmente o que ele busca e procurar solucionar os seus problemas com astúcia e inteligência, sem comprometer as normas e encontrando uma saída legal e que atenda da melhor forma possível a solução do caso.

SE ADAPTE ÀS DIFERENÇAS

Acredite, variadas personalidades e pessoas diferentes podem contribuir de diversas formas no ambiente do condomínio, basta saber entender suas particularidades. Saiba respeitar essas diferenças, procurando assimilar de cada condômino suas verdadeiras intenções e seus interesses nas demandas, pode ajudar bastante  o sindico a separar a mera implicância da real vontade de solucionar problemas. Extraia o que cada condômino tem de melhor e use isso a seu favor. Mesmo quando lidamos com alguém que não nos agrada, ou que já nos trouxe diversos aborrecimentos, é preciso ser tolerante e paciente para que o relacionamento interpessoal no condomínio não seja prejudicado, e que problemas simples sejam potencializados por falta de percepção na interpretação do caso.

MAPEIE PROFISSIONAIS COMPETENTES

Ao assumir a gestão condominial e distribuir responsabilidades inerentes às diversas funções de gestão do condomínio, um dos fatores mais importantes é a escolha de parceiros competentes com qualidade para evitar problemas no futuro. De forma clara e real, com a escolha certa, o sindico terá a sensação de que algo está sendo feito concretamente e em ritmo mais acelerado e o mais importante, com padrão de qualidade. As escolhas de profissionais capacitados com estrutura técnica, física e profissional, qualifica melhor sua gestão e conduz melhor toda  a expectativa criada na eleição pelos resultados práticos a serem obtidos ao fim do mandato. Manifestar sua preferência como síndico eleito e escolher correto faz toda a diferença. Não deixe que ninguém escolha por você, porque os que querem escolher e ditar ordens normalmente não assumem responsabilidade.

PRESSÕES CONDOMINIAIS - MEDO SIM, PÂNICO NÃO!

Não entre em pânico e muito menos se apavore quando a pressão se instala na sua gestão. Infelizmente as pressões sobre o sindico são muito utilizadas como armas contundentes pelos condôminos covardes e individualistas. É natural que as pressões causem medo e receio no gestor em função da dúvida sobre o resultado futuro que é desconhecido, além de normalmente não revelar no seu escopo de montagem suas verdadeiras intenções. Mas por incrível que pareça, o medo é saudável porque te obriga a refletir com prudência e evita que você tome atitudes precipitadas, mas o pânico paralisa, o torna inerte e isso é muito prejudicial. Entenda os momentos de pressão na gestão condominial principalmente como oportunidades de testar seus limites, pois assim você pode conhecer melhor seu potencial e desenvolver suas competências e habilidades. Procure entender as pressões que acontecem não como um acontecimento ruim e que ocorrerem para complicar o seu dia, mas sim para aprimorar ainda mais seu preparo pessoal e profissional, seus limites e consequentemente sua gestão.

UMA PARTE DA RECEITA DE SUCESSO EM GESTÃO CONDOMINIAL - ALGUNS INGREDIENTES FUNDAMENTAIS

A autoconfiança é essencial para um síndico assumir riscos previsíveis e solucionar demandas com segurança. O autoconhecimento e a autoconfiança estão intimamente ligados, pois a partir do momento em que você se conhece bem, terá muito maior confiança para agir, tomar decisões, improvisar e lidar com conflitos. Não é à toa que os condomínios têm valorizado cada vez mais essas habilidades. Ser autoconfiante é diferente de ser autoritário, porque a autoconfiança precede necessariamente de bastante conhecimento íntimo, em contrapartida, o autoritarismo despreza limites e segue a perigosa linha, o desrespeito. Pratique a autoconfiança na gestão do condomínio demonstrando aos condôminos todo seu conhecimento pessoal e capacidade técnica adicionando nesta rápida receita, uma pitada de sensibilidade com flexibilidade, ingredientes esses, fundamentais para basear as mediações de conflitos e as tomadas de decisões assertivas.

FLEXIBILIDADE INTELIGENTE

O universo condominial tem acentuado bastante suas exigências quanto aos síndicos orgânicos e profissionais para que sejam cada vez mais flexíveis e capazes de se adaptar às constantes mudanças. A flexibilidade está relacionada, também, à criatividade e multidisciplina técnica do síndico. Afinal, ser flexível engloba encontrar novas soluções para lidar com problemas e situações adversas. Síndicos e gestores condominiais flexíveis, estão um passo à frente dos concorrentes porque conseguem compreender e agir como um grande mediador em situações adversas. Os instantes plurais de crise também exigem esse tipo de habilidade, pois nos momentos de dificuldade em que as administrações condominiais atravessam, se clama por síndicos de atitude firme, ponderada e racional para lidar com imprevistos e pressões. Praticar a flexibilidade de forma inteligente na administração condominial, empodera o síndico e conduz claramente ao direcionamento nas soluções das ocorrências, além de atender prontamente as normas estabelecidas.

SEJA SEMPRE UM SINDICO QUE TRANSMITA EMPATIA

Empatia, de acordo com o dicionário, significa a capacidade psicológica para sentir o que sentiria uma outra pessoa caso estivesse na mesma situação vivenciada por ela, ou seja, a empatia deve ser uma característica que faça parte do cotidiano de qualquer relação, principalmente quando se trata de condomínio. É fundamental se colocar no lugar do condômino  em qualquer circunstância, essa é uma forma muito eficiente de melhorar acentuadamente as relações  interpessoais e também para resolver conflitos. É muito importante levar em conta a opinião de cada um, e isso não é válido apenas para o síndico mas para toda a equipe de trabalho e membros da administração. A empatia é uma das principais características de um gestor condominial,  pois através dela se consegue avaliar  o ambiente ao seu redor, entender as dores alheias, mensurando com clareza as formas ideais de tratativas com os problemas apresentados.

O SÍNDICO E A PRESTATIVIDADE

Você não é um funcionário do condomínio e não é preciso estar disponível 24 horas, mas quando estiver no exercício de sua função de síndico, é muito importante demonstrar que você está disponível para ajudar os condôminos, atender os fornecedores e as demandas dos colaboradores. Para que todos admirem sua gestão, faça muito além do que está na convenção definido como sua obrigação. Ser prestativo significa fazer o possível para auxiliar toda sua comunidade e, consequentemente, contribuir para o fortalecimento das bases de sua gestão condominial. Gestores que colaboram com aqueles envolvidos no dia a dia da rotina condominial têm mais chances de serem reconhecidos e ajudados pelos condôminos.

A POLIVALÊNCIA DO SÍNDICO

Atualmente um síndico seja ele orgânico ou profissional necessita ter amplo conhecimento na sua área de atuação em gestão condominial. Mas isso não é suficiente e você sindico não pode se acomodar e parar por aí. Ser interdisciplinar é conseguir transitar por temas e áreas diferentes daquela de sua formação original e é de suma importância nos dias de hoje. Muito diferente da teoria que os condôminos acreditam de que os problemas na gestão de um condomínio são simples e de fácil solução. As mais variadas situações surgem em um formato complexo, com muitas questões envolvidas, e você precisa lidar com cada uma delas de forma singular. Por isso, invista em cursos de gestão de condomínios, participe de eventos da área condominial, leia tudo que puder e se aperfeiçoe sobre aquele assunto que você conhece pouco ou até desconhece. Os condomínios em suas assembleias estão exigindo cada vez mais uma visão integrada do gestor e mapeando profissionais que entendam as diferentes etapas de um processo de gestão condominial e ainda que proporcionem qualidade, conhecimento e polivalência.

INICIATIVA DE GESTÃO

Todos os condomínios desejam síndicos com iniciativa, pró-ativos que transformem suas ideias em ações relevantes e importantes para toda comunidade. Não tenha medo de correr riscos calculados, ou seja, aqueles previamente planejados e que muitas vezes não saem do papel.  Esteja preparado para atuar em situações difíceis, e enfrente os desafios com a competência que vence a oposição. Essa é uma habilidade que pode ser treinada no dia a dia, com pequenas ações, que irão prepará-lo para as grandes realizações.  Nunca deixe de propor novos projetos, novas ideias e melhorias para o condomínio, mas tudo idealizado mediante planejamento, organização e orçamento. Isto valoriza o imóvel e traz benefícios ao patrimônio de todos. Apresentar ideias inovadoras diante de problemas deixados de lado e demandas não priorizadas, cria novas soluções, e se bem trabalhadas podem ser um grande marco na gestão do síndico.

QUER AMENIZAR AS PRESSÕES NA SUA GESTÃO CONDOMINIAL? - DIVULGUE INFORMAÇÕES CONSTANTEMENTE

Muitas vezes a gestão do síndico não é visualizada e muito menos compartilhada com os condôminos por falha do próprio gestor. Para diminuir a intensidade das pressões, a divulgação de atos e fatos da gestão como um todo, desde que com uma frequência bem elaborada, é um dos fatores principais.  Divulgar situações corriqueiras como manutenções preventivas e corretivas ou questões polêmicas por meio de circulares ou pelos canais de contato da gestão faz toda a diferença. Dê ênfase na comunicação principalmente sobre aquelas "notícias"  que andam sendo o assunto predileto da posição nos corredores do condomínio, porque esclarece as dúvidas e desarma os fofoqueiros. Nada melhor que a informação correta devidamente comprovada por documentos e no momento certo! Comunique-se com sabedoria  e reduza as pressões!

PERSUADIR COM INTELIGÊNCIA - AVANCE EM SUA GESTÃO COM HABILIDADE

A habilidade de persuadir não é simplesmente impor as suas ideias como muitos tentam, mas sim expor de forma clara seus pontos de vista. É a capacidade de apresentar sua perspectiva da complexidade da situação que envolve o condomínio naquele momento, e principalmente elucidar os fatos com bons argumentos e excelente fundamentação. Sabe aquele síndico diferenciado que, quando traz uma nova ideia, ou apresenta uma proposta consistente baseada em dados concretos e consegue convencer a todos de que é a melhor alternativa sua proposta? Esse é um síndico com alto poder de persuasão. Seja inteligente e persuasivo hoje em dia não há aprovação de qualquer proposta sem uma hábil e competente persuasão!

ANÁLISE CRÍTICA DE GESTÃO

O mercado condominial busca há alguns anos, síndicos com análise crítica em suas gestões. Fazer uma autoanálise é reconhecer erros, admitir falhas e aceitar críticas. Saber entender que nunca acertamos o tempo inteiro e absorver as críticas construtivas, transforma uma gestão. Estas críticas avaliadas com os devidos critérios técnicos, podem contribuir com melhorias de gestão e aprimoramento de procedimentos. Querer que suas qualidades sejam reconhecidas pelos condôminos afaga o ego, mas aprimorar os defeitos de caráter e de suas ações leva ao crescimento pessoal e profissional. Identificar as nuances no ambiente macro da gestão condominial, ou seja conviver com poucos elogios e muitas críticas faz parte do show condominial, a grande diferença depende da interpretação do síndico na análise do cenário que envolve a gestão do condomínio agindo com inteligência nas reações subjetivas da aplicação das respostas e na percepção de absorção das críticas.

A INTEGRIDADE DO SÍNDICO

Uma das características mais importantes para um gestor condominial que pode até parecer óbvio à primeira vista, é a sua integridade. O síndico íntegro seja ele profissional ou orgânico, é aquele que cumpre prazos, que dá retorno para os condôminos, que honra a confiança a ele depositada e que não foge dos desafios propostos. Ser íntegro significa na prática condominial  não se diminuir diante de pressões de condôminos, estar pleno em suas convicções e ideias de gestão, além de permanecer intacto em seu caráter pessoal mesmo diante de tantas situações constrangedoras. Integridade no universo condominial pode se entender como sinônimo de honra e pureza de essência, daqueles que se tornam ícones no seu mercado e profissionais  diferenciados e respeitados.

MANDATO VENCEU? - EX-SÍNDICO, NÃO CONVOQUE A ASSEMBLEIA!

Se distraiu e perdeu a data de convocação de sua AGO? Se isto acontecer com você síndico, não convoque mais a assembleia. A partir deste momento você juridicamente se encontra na figura de um ex-síndico e portanto não tem mais poderes legais para uma convocação de forma autônoma e unilateral. Para resolver esta questão o procedimento correto é que 1/4 dos condôminos (podendo ser também assinado pelo ex-síndico) convoque uma AGE com efeitos de AGO, ou seja, a pauta será direcionada especificamente aos assuntos determinados na convenção para realização de uma AGO - eleição de síndico, prestação de contas e aprovação de orçamento - porém administrativamente a assembleia ocorrerá como AGE. Este procedimento evita futuras nulidades e regulariza as condições legítimas para a eleição do síndico e demais combinações, respeitando as normas legais e a convenção condominial.

O PAPEL DO SÍNDICO NO CANCELAMENTO DE UMA ASSEMBLEIA

O síndico não tem autonomia para encerrar uma assembleia por imposição de sua vontade pelo simples fato de que, após convocada com a antecedência legal, torna-se efetiva pelos preceitos definidos e somente os presentes em maioria tem este poder. A arbitrariedade unilateral do gestor traz consigo inúmeras consequências a gestão de um condomínio, tanto administrativas quanto legais. Mesmo quando ocorrem casos de instabilidade de ânimos ou comprometimento na segurança na assembleia, unicamente os presentes decidem por sua continuidade ou não. O síndico neste caso especial, deve se revestir da condição  de mais um condômino presente,  e cumprir fielmente as normas previstas na convenção conforme vontade da maioria.

KIT DE BOAS VINDAS AO CONDÔMINO - UMA ATITUDE INTELIGENTE DE GESTÃO

A mudança de novos condôminos para condomínios residenciais ou comerciais sempre envolve um período de adaptação às regras do prédio. Uma ideia muito funcional e eficaz para o síndico é a entrega de um kit de boas vindas ao novo condômino. Este kit seria composto por uma carta de apresentação do síndico (com telefone de contato do síndico, email do condomínio, contato do encarregado da portaria etc), uma cópia da convenção e do regimento interno, um manual de segurança do prédio com informações personalizadas, orientações  sobre a coleta de resíduos sólidos e acondicionamento do lixo. Esse procedimento além de demonstrar organização e respeito da administração perante o condômino, ainda pode evitar descumprimento das regras estabelecidas evitando desgastes e mantendo preservada a tranquilidade na futura relação de vizinhança.

PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA - DEIXE MARGEM PARA OS IMPREVISTOS

Depois de tudo lançado em sua previsão orçamentária, considere uma margem de sobra (verba entre 5% e 10% do total do orçamento). Imprevistos sempre acontecem e você não estará descoberto para pagar consertos de vazamentos inesperados ou substituição de algum equipamento, por exemplo. Portanto crie uma rubrica muito importante, as "despesas não previstas". Essa conta deve suprir o excesso de quaisquer contas orçamentárias que eventualmente durante a gestão extrapolem os recursos previstos podendo seu saldo não utilizado ser aproveitado no orçamento seguinte.

A ELABORAÇÃO DE UM CALENDÁRIO FINANCEIRO PARA SEU CONDOMINIO

Um calendário financeiro é a melhor forma de identificar visualmente quais as principais épocas de aumento de receitas, das despesas sazonais e de escassez de recursos de seu condomínio. Dessa forma, a sua gestão pode realizar um planejamento mensal que contemple essas épocas, organizando todos os pagamentos. Identificar a sazonalidade das suas contas é uma importante razão para elaborar um calendário financeiro. Ter clareza das principais épocas de dificuldades de sua gestão condominial, organiza a administração do orçamento e ajuda nas tomadas de decisões!

COMO DEVE SER APRESENTADA E ORGANIZADA A PASTA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONDOMÍNIO?

Atualmente muitas empresas contábeis e administradoras disponibilizam aos condomínios uma pasta virtual de prestação de contas em portais na internet, mas isso não eximi a elaboração da pasta física para arquivo, para consulta dos condôminos e ainda em função de exigências legais e fiscais. É recomendado que as pastas sejam organizadas com acessibilidade e divididas em seções individualizadas de receitas, despesas, posição de inadimplentes atualizada e demonstrativos gráficos das movimentações financeiras e administrativas. Se você ainda não conhece o OFFICE BOOK - ABAS INTELIGENTES da JR OFFICE, precisa conhecer! Além de extrema facilidade para análise e conferência da documentação, a pasta apresenta informações claras e prestigia a checagem dos leigos. É uma ferramenta fundamental para o sucesso da gestão condominial. Inclusive é muito bem recomendada pelos conselheiros fiscais.

CRIE E DEFINA ESTRATÉGIAS COM SUA ASSESSORIA CONTÁBIL

Sua contabilidade deve estar envolvida a partir do zero de seu planejamento. O conhecimento e experiência técnica em finanças e gestão contábil serão essenciais para elaborar uma inovadora estratégia financeira para o próximo nível de gestão administrativa. Trazer novas aspirações financeiras de médio e longo prazo para a sua gestão condominial, criando outras fontes de receitas e administrando o orçamento com austeridade  são fundamentais para o sucesso da sua gestão. O trabalho de sua contabilidade  é descobrir o que é necessário para que essas aspirações se tornem realidade. Durante todo o processo de transformação, sua assessoria contábil  deve estar sempre ao seu lado para monitorar o processo de implantação e fornecer suporte técnico e profissional necessário. A hora é agora!

AUSÊNCIA DE CONFIANÇA

A falta de confiança na gestão condominial ocorre quando os membros da sua gestão (subsíndico e conselheiros) ficam relutantes com suas decisões e se mostram vulneráveis no apoio à sua gestão. Essa posição os leva a não admitir mudanças em questões contrárias aos seus pensamentos. Admitir seus erros e fraquezas é muito difícil, pois é muito mais simples apontar falhas dos outros. Construir uma base de confiança com ponto de vista fundamentado e coerente  pode otimizar as decisões e convergir para a concordância da maioria.

Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa permite controlar os recursos financeiros e as rubricas do orçamento aprovado em assembleia, além de verificar se existe dinheiro suficiente para as manutenções preventivas ou  aquisição de algum equipamento. Também serve para basear uma prestação de contas detalhada, com informações completas e que podem ser utilizadas para entender como estão os gastos e que medidas podem ser tomadas para que sobrem recursos. As vantagens da utilização do fluxo de caixa são inúmeras e, além de organizar as suas finanças, ele permite que o processo de tomada de decisão seja rápido e eficiente.